一人経理の独り言

一人経理に役立つ情報を発信できたらいいな

実践的！一人経理によるfreeeの使い方

ツール freee

目次

一人経理のイメージ

経理の暗黙知を形式知化する！というのが、このブログの大目標ですが、
一人経理の現状も伝えていけたらな、と思ってます。

そこでまず、一人経理がなぜ一般的にきついと思われているかに少し触れたいと思います。

リソースが足りない

月次決算だけ考えても、少なくとも以下の業務があります。

  • 銀行勘定仕訳
  • 請求書の処理
  • 経費精算の処理
  • 固定資産・減価償却費計上
  • 給与仕訳
  • 売上高計上
  • 概算費用計上
  • B/S科目管理

さらに、新しいビジネスの落とし込みや過年度修正、管理会計領域なんて果たしてできるのか？！
いや、できない！って思ってしまうのではないでしょうか。

相談相手がいない

人間だれしも間違えます。
しかもそれが知らない論点だったら、入口から間違えている可能性があります。

その類のエラーは指摘されるまでおそらく気づかないでしょう。
そこにもし複数の経理がいたら、相互チェックや事前相談などして
エラーが防げる可能性があります。

やっぱり経理はチームじゃなきゃ！と再認識してしまうかもしれないです。

freeeだからできる一人経理

この前、勉強会で経理の方々と少し話したのですが
「freeeは経理1人分くらいの価値はある」という意見を聞きました。

私もまったく同意見です。
じゃあ一体どんな風に使っているのかを書いていきたいと思います。

銀行取引

自動同期かcsvインポートで完結しますので、取引の漏れはあり得ません。
インポートした取引仕訳の入力漏れや資金移動で2重仕訳がある場合でも、
仕訳残高と取込残高の差異を日時ベースで自動突合できますのですぐミスに気づきます。

この処理により、銀行勘定はほぼ瞬殺です。

請求書の処理

ワークフローで処理してます。
freeeには購買申請・支払依頼申請機能がついています。

何か買いたいときには購買申請を挙げてもらい、
実際に購入した時には請求書データとともに支払依頼を出してもらいます。

ワークフローなので当然上長承認がついています。

なので後は、承認された支払依頼に仕訳を切れば終了です。
内容に関しても購買申請や支払依頼を見れば一目瞭然です。

ありがちな役務提供期間が分からない、誰が発注したか分からない
といった探偵フェーズは発生しない設計になっています。

また、支払依頼で切った仕訳は買掛レポートという補助元帳に飛び、
そこから自動でFBデータが作成され、消込も自動で行えます。

経費精算

経費精算も経費精算システムがついていますが、
ここは結構シンプルな作りなので、そのままの運用ですと
申請側・経理側、両方に不満が出る可能性があります。

ですので、今の会社では「経費精算撲滅プロジェクト」により
経費精算をそもそも発生させない仕組みを作りました。

このプロジェクトはまた別途記事を書きたいと思ってます。

ただ、最近ではチームスピリットとか、素晴らしい経費精算系のソリューションがあるので
そちらを利用するのも手かもしれません。

昔は楽楽精算で満足してたのが信じられないくらい色々選択肢があってうれしい限りです。

固定資産

仕訳と固定資産台帳の登録が別々なので2度手間が発生します。
しかし、減価償却費を自動で切ってくれるので、絶対登録するようにしています。

この手間は集約できるはずなので、システムの改修を強く希望しますｗ

クレジットカード

クレジットカードはクレジットカードの管理画面からcsvを取得し、
月末日付でインポートして仕訳を切っています。

クレジットカードは自動同期すると、決済日は計上日で固定になってしまうので
締めたはずの過去月に仕訳が入る可能性があり、それが嫌なので同期させていません。

インポートでも同期でもクレジットカードの未払金勘定が自動で立つので、
引き落としの消込はすごい楽です。

Amazon

Amazonの取引も自動同期できます。
これが地味に好きです。Amazonで買ったものの明細が取引に入ってくるので、
Amazonのサイトに入らなくても内容を見ながら仕訳を切れます。

Amazonも未払金勘定がたち、この科目はクレジットカードの未払金と相殺されます。
何も考えずに仕訳を切れるので超楽です。

ラクスルとかApple storeとかも連携してくれないかなーとひそかに期待してます。

給与仕訳

人事労務freeeを使えば、シームレスに給与仕訳が切れるのですが、
今の会社は人事労務freeeを使っていないのでエクセルインポートで仕訳を切ってます。

売上高計上

まだ完全にfreeeに移行できていないため、freeeの請求書による自動計上と
エクセルインポートの併用です。そのため、消込がマニュアルでせざるを得ず、Excelが大活躍です。泣

ただ、ここはfreee for SFAを導入して解消する予定です。
ここが自動化されれば、かなり工数が減ります！

概算費用計上

購買申請や支払依頼申請を見て、未着の請求書や何らかの不備があって
まだ承認されていない請求書などを計上します。
ワークフローが機能しているので、普通のシステムより発見しやすいと思いますね。

B/S勘定管理

これはまだExcelですｗ　というか、この管理はExcel以外のソリューションを持ってないです。
kintoneあたりを使えば上手くできるんですかね…。

ソリューション持ってる方、教えてください！

その他の工夫

携帯電話、固定電話、ネット回線費用などの通信費は
インボイスのおまとめサービスで部門ごとに一括計上してます。

変なサイトが多い通信費をまとめられるし、部門別損益やコスト管理を見据えると、
小さいところも部門別計上するべきという観点から使用しています。

あと、楽ですしねｗ

結論

私は上記の方法で時間を捻出しながらいろいろやってます。
少しでも、一人経理いけるやん！ってイメージを持っていただければいいな、と。

私もまだまだ不完全なところ、課題は山ほどあります。
ここら辺はエキスパートがたくさんいるはずなのでぜひいろいろお話を聞いてみたい。