freeeマニュアル③：経費精算
マニュアルを読む前に
freeeというシステムを使ったことも見たこともない！
って方はまずは以下のリンクをどうぞ。
これはなに
freeeについてる経費精算機能について説明していきます。
私の所属している会社はエンタープライズ版なので、全機能が解放されている前提で話しますが、契約しているプランによっては承認機能などに一部制限があります。
詳しくは以下を参照ください。
運用前提
弊社では以下のルールで運用しております。
- 経費精算の締めは月初3営業日の19時
- 支払日は5営業日
つまり、業務は以下のようになります。
- 1～3営業日：仕訳処理
- 4営業日：FBデータ作成→銀行申請・承認
- 5営業日：着金
ちなみに所属企業ではいくつか理由があり、給与と合算支払はしていません。
また、承認ラインは所属部上長→経理担当→管理部長となっております。
freee経費精算の特徴
freeeの経費精算はクラウドの経費精算を利用したことがある方だったら、
そんなに難しいものではありません。
ただし、freeeの経費精算は以下のクセがありますので、注意ください。
- 駅すぱあと連携はあるが、定期券情報がないので、定期区間の控除できない
- ICカード読み取りで経費精算ができるのはandroidアプリのみ
- 従業員IDに取引先が紐づけられない。常にユーザーネームの取引先が生成される
- 計上日のカットオフはなく、申請日が計上日としてセットされるので、申請者が日付を変えないと修正が必要になる
実際の運用
それでは実際の運用を説明していきます。
申請者側
作ろうと思いましたが、公式に良いヘルプがあったのでそのまま転載します。 support.freee.co.jp
承認者側
申請者が申請をあげて上長承認が終わると経理担当に承認依頼が来ます。
webページの一覧は以下の通りです。
freeeの経費精算や支払依頼にはステータスがあります。
ステータスは以下のような意味合いがあります。
- 申請中：ワークフロー承認前
- 承認済：ワークフローの承認済み。この状態で仕訳が切れるようになる。
- 支払待ち：承認済みから仕訳を登録すると支払待ちになる。月次ではすべて支払待ちにする。
- 支払済み：支払が終わったもの。月末払いなどの決済が終わるとこのステータスになる。
- 差戻：ワークフローが申請中に不備があり、申請者に差し戻しされたもの。最終的に承認済みにしなきゃいけない
- 却下：申請自体の取り消し。こいつは消してもいい。
一覧から各申請をクリックすると、確認画面に飛びます。
確認画面は以下のようになります。
承認時には主にエビデンスがついているか、エビデンスと金額が一致してるかの確認になります。
承認が全て終わると、ステータスが承認済みに変わり、仕訳が切れるようになります。
この段階では以下の点に注意してチェックします。
- 勘定科目が正しいか
- 計上日が正しいか
- 取引先は適切か
特に計上日と取引先はよく見る必要があります。
計上日はデフォルトで申請日になっているので、修正していない申請者の日付を直す必要があります。
取引先は、ユーザーネームがそのまま取引先になるので、freeeで使用したい従業員取引先になっていない場合があります。
キャプチャで比較すると以下のようになります。
勘定科目を修正して、計上日を月末日付に直して、取引先を変更しています。
【修正前】
【修正後】
]
上記の承認→仕訳計上を締め切り日まで繰り返します。
締め切り後
締め切り後は以下のチェックを行います。
- 終わってない申請の処理
- 承認フローが途中で止まっているものは承認者に督促
- 仕訳計上漏れがないかどうかを確認する
- ステータスで、「承認済み」「申請中」「差戻し」にデータがないか確認。あった場合はすべて「精算待ち」にするように仕訳起票・承認者や申請者に連絡をする。
全て精算待ちになっていたら、FBデータの作成に移ります。
FBデータ作成
レポート→支払管理レポートに飛びます。
すると以下のようなページに遷移しますので、取引先の銀行口座がセットされていることを確認した後に、対象の取引を選択して「一括振込ファイルを選択する」をクリックします。
この際に登録した方法で「経費申請」で絞り込みをかけるとすぐです。
そうすると、口座が登録されている銀行口座を選択できますので、
支払う口座を選択して、支払日を確定するとFBデータが簡単に作成されます。
私は念のため、支払管理レポートから対象の取引を以下の方法で抽出して、
金額・申請者が一致するかを確認します。
- 対象データをexcelで出力する。発生日・登録した方法を選択し、絞り込んだ後にエクスポート（一覧をcsvで出力）を選択。
- エクスポートしたデータをピボットでマージする。数字や申請者をチェックします。
蛇足ですが、FBデータ作成時に気づくと思うのですが、freeeは申請者側で支払い期日を入力する項目がなく、仕訳を切る際に支払期日を入力するカラムが出てきます。経費精算は支払日が固定されているので、私は支払期日は入力せずに運用しております。
支払処理後
支払が終わったら、領収書原本がすべて提出されているかを確認します。
されていなかったら督促をかけて全部揃ったらファイリングします。
